间接采购支出会悄然消耗掉企业的现金流，即使是管理完善的公司也难以避免。这是因为间接支出不直接关联特定客户、产品或项目，使采购人员难以跟踪。但正确管理间接支出能为公司能够带来显著收益——前提是要有合适的工具。本文将分享管理间接支出的关键信息与技巧。

  间接采购指的是采购那些与生产无直接关系、但对业务运营不可或缺的商品和服务。直接支出与制造、客户服务及可计费项目等活动直接关联，而间接支出则用于日常运营。它通常占据企业的重大支出，因此也最难控制。

  大多数企业将总支出的15%到30%用于常见的间接采购项目，如员工差旅、运营开销、办公用品以及营销和广告。在大规模的公司中，管理人员往往负责具体类别的支出，以确保获得存在竞争力的定价和强有力的合同支持。

  间接采购的特点使其管理面临诸多挑战，但许多因素仍在企业的控制范围内。以下是提升间接采购成本效益所需克服的常见挑战：

  一个有效的采购审批流程有助于轻松跟踪间接支出，确保每笔采购符合公司政策，识别支出趋势、价格差异和质量问题。

  一项调查显示，超过50%的接受访问的人在过去两年经历过欺诈。没有正式审批的流程，难以发现重复采购、合同外支出、有风险的供应商协议和采购欺诈。有效的跨部门审批流程能够在一定程度上帮助财务和管理层减少浪费，确保安全性和合规性。

  缺乏清晰、标准化的采购政策会使采购决策更具挑战性，并让财务团队难以有效管理支出。当员工了解明确的采购政策并遵循流程时，企业可避免代价高昂的采购错误，主动控制支出。

  异常支出是指未经批准、超出公司既定政策的采购行为。这些支出难以追踪采购来源和成本，有时员工并未意识到他们的采购没有经过授权，或是试图绕过公司认可的供应商。

  不合规的支出可能会引起成本上升、折扣流失和额外运输费用，且难以在会计核对中发现，浪费了大量时间并降低生产力。

  当不同部门或地区与类似供应商重复采购一样的产品时，会削弱企业的议价能力并影响产品质量。

  统一采购以减少存货量并限制供应商数量，有助于企业提升谈判力、增加节省机会。这需要将采购整合到一个系统化流程中，通过采购管理系统简化间接支出流程，是有效管理各部门和地区采购的好方法。

  1.建立并传达采购流程良好的采购管理从规范的流程开始。制定简明的指导文件，明确每笔采购或合同的必要步骤。

  这份文件应为各部门提供清晰的采购指引和所需的工具，帮他们做出合理决策并跟踪进度，确保采购顺利完成。

  集中管理支出数据能大大的提升支出透明度，支持更精准的预算和预测，减少采购和支付环节的问题。

  通过收集所有有关数据，企业能更容易识别异常支出和潜在风险。集中后的数据还可用于支出分析，帮助识别优化成本的机会，例如减少冗余采购、避免不必要支出、并优化流程以降低浪费。

  批量采购通常能明显降低单件商品的成本。例如，医疗机构经常批量购买丁腈手套等常用物品，通过批量折扣节省开支，同时避免因供应短缺和物流延误而增加的额外成本。

  随着采购流程日益复杂，使用采购管理软件如 8Manage SRM 这类工具可以简化并自动化整个采购过程，从需求到支付，提高流程效率并支持企业扩展。

  8Manage SRM提供了一套完整的功能和可视性，帮企业以高度透明的方式管理每笔采购：

  8Manage SRM采购管理软件在整个采购过程中实时监控所有活动，包括寻源、供应商管理、采购订单与合同，提供详细的审计追踪，有助于简化采购流程，及时识别异常支出，最终提高采购效益。如果您正寻找一种灵活扩展的解决方案来应对紧迫的间接采购难题，不妨联系我们申请免费试用，进一步探索8Manage SRM如何提供帮助。

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